La AFNOR define la documentación como un conjunto de técnicas para el procesamiento continuo y sistemático de documentos o datos, incluyendo la recolección, reporte, análisis, almacenamiento, recuperación, difusión de estos, para información del usuario.
La documentación es la acción para seleccionar, clasificar, uso y difusión de materiales . Por extensión, la documentación designa toda la información y los documentos: por ejemplo, la documentación francesa .
Una documentación informática es un sistema informático que proporciona bajo demanda respuestas supuestamente relevantes, seleccionadas de un conjunto de conocimientos previamente almacenados .
Aunque el desarrollo temprano de la función de la documentación aparecen durante el XIX ° siglo, Paul Otlet y Henri La Fontaine , abogados belgas se presentan convencionalmente como precursores e incluso los inventores de la literatura actual. La obra fundamental de Otlet, Traite de documentation (1934), es un elemento central en la historia de la documentación y sus técnicas. Durante la primera mitad del XX ° siglo, la industrialización conduce a una intensa producción de información, por lo tanto, las técnicas de recolección y procesamiento de la información se desarrollan al mismo tiempo están estableciendo servicios de documentación alrededor de los polos económicos. En Francia, las primeras normas de documentación aparecieron en 1943, y el mismo término "documentación" tendió a imponerse y el documentalista se distinguió cada vez más del bibliotecario .
Pero fue más después de la Segunda Guerra Mundial cuando asistimos a un fenómeno de explosión documental: el aumento del número de documentos en todas las categorías se volvió exponencial. Los avances tecnológicos, particularmente en TI, permiten a los profesionales de la documentación aumentar y automatizar el trabajo de recolección, procesamiento y gestión de datos. En la década de 1970, aparecieron las “ ciencias de la información ” en el vocabulario cotidiano y se creó el primer DESS en ciencias de la documentación y de la información.
La documentación todavía está presente en los nuevos entornos digitales y probablemente sea aún más legítima en el mundo digital, como demuestra Olivier Le Deuff en su obra La Documentation dans le numérique al recordar que el legado del pensamiento de Paul Otlet se va a hacer fecundo. que los diseños de Otlet iban mucho más allá del libro de papel.
Durante el XX ° siglo, la documentación se convierte en una "disciplina científica con sus propias técnicas y métodos. Utiliza ciencias como la lingüística , las matemáticas , la informática . Tiene su propia literatura como lo demuestran las numerosas revistas especializadas francesas y extranjeras. La documentación se ha convertido verdaderamente en el tratamiento de la información […] en todas sus formas ”.
Así, el término “documentación” abarca en realidad varias ideas: un conjunto de documentos organizado con el fin de difundir información, la acción de documentarse, la actividad profesional o la función que ejercen los documentalistas, el servicio de documentación dentro de una empresa.
La función principal de la documentación es hacer que la información sea accesible para el usuario con necesidad de conocimientos. Para el mejor cumplimiento de este objetivo es necesaria una serie de operaciones, y estas operaciones constituyen lo que comúnmente se llama la " cadena documental ": la recolección, procesamiento y difusión de información.
Sin embargo, estas diversas operaciones son costosas en términos de tiempo y recursos y requieren estructuras adecuadas. Por tanto, es generalmente dentro de los servicios organizados donde se lleva a cabo el trabajo documental. Hay muchos nombres para describir un servicio de documentación : centro o servicio de documentación, recursos documentales, procesamiento de datos, etc. Sin embargo, los objetivos de estas instituciones son generalmente los mismos: adquirir, recolectar, procesar, organizar información sobre todo sustentar, hacer información accesible, entregar información de actualidad, relevante, confiable y de calidad.
Si su tamaño puede variar en función de las empresas u organizaciones en las que existen, los servicios de información-documentación son, sin embargo, servicios estratégicos porque la información (económica, política, comercial, tecnológica, etc.) es un recurso vital para las empresas, lo que lleva a muchos de los para que integren una función de seguimiento en su servicio de documentación .
La información que procesa la documentación está sujeta a todo tipo de leyes que configuran las prácticas de los profesionales de la información. De hecho, muchos textos legales son aplicables a la documentación: la Ley de Protección de Datos (que afecta al bibliotecario en su relación con el usuario), la ley de acceso a documentos administrativos , las leyes que rigen la propiedad intelectual ( derechos de autor , derechos de reproducción, derechos de imagen ) , depósito legal y transferencia a archivos, etc. Sin olvidar que Internet y las bases de datos que utilizan estos profesionales también están sujetos a las disposiciones legales nacionales e internacionales.
Por lo tanto, los productos documentales creados por un servicio de documentación deben cumplir con todas estas leyes.
Por ejemplo, un panorama de prensa se define como "todas las representaciones o reproducciones, en su totalidad o no, de artículos publicados en diversas publicaciones de prensa dedicados a uno o más temas, producidos con una periodicidad determinada y puestos a disposición. Por un período limitado ”. Por lo tanto, está sujeto a derechos de reproducción y, por lo tanto, es necesario obtener un contrato de autorización del Centro Francés para la Explotación de los Derechos de Copia (CFC) y pagar los derechos de autor para poder tener legalmente el derecho de producir uno. Esto a menudo crea un dolor de cabeza legal y financiero para los responsables de los servicios de documentación. De hecho, los bibliotecarios y los profesionales de la información y la documentación deben permanecer atentos porque su responsabilidad profesional puede verse cuestionada, en particular en el caso de los precios de los servicios documentales (el usuario espera un servicio de calidad por el precio pagado).
Para evitar errores (difusión de información falsa por ejemplo), es necesario que los profesionales se mantengan informados del estado de la ley, realicen controles de calidad y definan prioridades en relación a los servicios y usuarios.
Los archivos son un conjunto de documentos que se guardan para poder acreditar derechos o dar testimonio de determinadas actividades. Por metonimia, también designan el lugar donde se guardan estos documentos (edificio o depósito, o la institución responsable de su conservación o manejo).
Los archivos como lugar de conservación: construcción del archivo municipal de Brive-la-Gaillarde.
Además de ser un medio de prueba y garantía de derechos, los archivos pueden constituir fuentes para el historiador o para quien quiera conocer el pasado. Con el fin de promover la investigación histórica y la transparencia de las actividades, los Estados han organizado gradualmente los servicios de archivo abiertos al público y han obligado a sus administraciones a transferir a estos servicios los documentos que produzcan una vez vencido su plazo de utilidad administrativa.
Los archivos son gestionados y organizados por archiveros .
La archivística es la ciencia que rige los principios y técnicas relacionados con la gestión de documentos. Es una de las disciplinas que participan en las ciencias de la información.