El intercambio de conocimientos es una de las dimensiones de la gestión del conocimiento dentro de una organización. La implementación del acceso al conocimiento en una organización es un factor clave que permite a las personas apropiarse de él para ponerlo al servicio de la organización.
Por ejemplo, el establecimiento de un depósito de conocimientos dentro de la intranet permite la formación de los recién llegados a una organización. Asimismo, para los actores existentes, la puesta en común de cursos de formación online a través de un repositorio de conocimiento, y la posibilidad de acceder a ellos en cualquier momento, es un factor de seguridad tanto a corto plazo (capacidad para integrar cualquier concepto nuevo) como a largo plazo. (capacidad de evolucionar mediante el autoformación).
La explotación del conocimiento comprende cinco operaciones: identificación, creación, almacenamiento, intercambio y uso.
El intercambio de conocimientos se centra en las herramientas para compartir y utilizar los conocimientos disponibles dentro o fuera de una organización.
La transferencia de conocimiento en las áreas de desarrollo organizacional y aprendizaje organizacional es el problema práctico de pasar datos de una parte de la organización a otra (u otra) parte (s).
La confidencialidad es una parte esencial de la protección del conocimiento:
Por tanto, la cuestión del respeto a la confidencialidad debe estar en el centro de todas las decisiones y medidas que adopte cada empresa para garantizar la protección de sus innovaciones y conocimientos. Así, desde el momento en que se utiliza un sistema de gestión del conocimiento, cualquier entidad que tenga la vocación de participar en él debe cuestionarse sobre la gestión de la confidencialidad de su información estratégica.
Partes interesadas interesadasEmpleados, aprendices, trabajadores temporales, personal en comisión de servicios
Los empleados de la empresa con acceso a información estratégica y / o innovaciones deben estar sujetos a una obligación de confidencialidad reforzada. También se recomienda para pasantes, trabajadores temporales, pero también para miembros del personal adscritos de otra empresa u organización que tengan acceso a información confidencial. La obligación de confidencialidad debe imponerse a los empleados tanto durante su contrato de trabajo como después de su finalización. Sin embargo, la normativa interna no se aplica a este personal externo, por lo que deberá firmar acuerdos específicos de confidencialidad.
Proveedores de servicios, subcontratistas y otras personas ajenas a la empresa
Siempre que exista el riesgo de que un subcontratista pueda acceder, a través de las misiones que le sean encomendadas, a determinada información confidencial, se le deberá imponer una obligación de confidencialidad, tanto durante la vigencia del contrato de servicios. eso.
Medios de proteger el conocimientoCompromisos de confidencialidad contractual
La forma más eficaz de imponer una obligación de confidencialidad es contraer un compromiso contractual de confidencialidad. Pueden ser cláusulas de confidencialidad incorporadas en acuerdos más amplios, como contratos de trabajo o contratos de subcontratación, o incluso compromisos específicos.
Sistema de seguridad
Respetar la confidencialidad de su información e innovaciones también requiere el establecimiento de un sistema de seguridad corporativo eficaz, es decir, la implementación de medidas de seguridad física, destinadas a limitar y / o controlar el acceso a la información confidencial. Por ejemplo, con acceso restringido a archivos o medidas de seguridad electrónica.
Carta de confidencialidad de la empresa
Además de las obligaciones de confidencialidad, generalmente previstas en los contratos de trabajo, es útil establecer una carta de confidencialidad dentro de las empresas. Describe las reglas que los empleados deben cumplir al procesar la información en todas sus formas (documentos en papel, documentos electrónicos, información oral).
Trazabilidad de información confidencial
La trazabilidad de la información confidencial refuerza el control mediante el marcado (seguimiento de accesos y modificaciones) con un listado de toda la información confidencial afectada, la forma de comunicación, el destinatario y el posible uso autorizado de la información por este último.
Diferentes herramientas, a menudo sencillas, algunas gratuitas, proporcionan metodologías de gestión del conocimiento. Este es el caso de las herramientas de distribución y los agregadores de feeds RSS , las tecnologías Push / Pull o incluso las herramientas de marcadores sociales .
Una gran diversidad de familias de herramientas pretenden ser gestión del conocimiento. Es interesante valorar sus respectivas aptitudes en relación a aspectos relacionados con el contenido manejado de forma individual (por ejemplo documento, formulario, ítem mecanografiado, etc.), al modelado autorizado (desglose, ontologías, workflow , etc.), a l '' interoperabilidad (apertura con otras aplicaciones, servicios web), metadatos accesibles y manejables, la dimensión colaborativa, la consideración de la seguridad (derechos, espacios de trabajo, comunidades, foros, etc.), protocolos de gestión (configuración, confidencialidad, marcación, etc.). Otras funcionalidades de conocimiento de métricas relacionadas con la gestión del conocimiento son necesarias para, por ejemplo, evaluar la naturaleza de la base de conocimiento a través de varios mapas, indicadores de calidad, operación y gestión.
Existe una gran cantidad de software que se puede utilizar para reunir y así intercambiar conocimientos entre diferentes usuarios. Si tienen un interés común, pueden colaborar en comunidades de práctica . Presentan la capacidad de crear diferentes clases de conocimiento, vincular información y transcribirla en mapas:
Existen muchas herramientas de gestión del conocimiento como wikis, blogs y otras plataformas colaborativas mencionadas anteriormente con cada una de sus ventajas y desventajas.
Historia formativa o historia del aprendizaje Esta sección puede contener trabajos no publicados o declaraciones no auditadas (febrero de 2015) . Puede ayudar agregando referencias o eliminando contenido no publicado.La historia formativa es un documento que relata los hechos cruciales que han marcado el pasado reciente de la empresa. Su objetivo es fomentar la reflexión colectiva sobre la experiencia pasada de una empresa con el fin de generar dinamismo en los empleados en sus acciones e ideas. Está inspirado en la “narrativa colectiva” donde las tribus primitivas se reunieron para relatar eventos importantes y luego el historiador del aprendizaje comentó la narrativa para aprender de ella.
La metodología de historia formativa o historia del aprendizaje se creó en 1994 en el Centro de Aprendizaje Organizacional del MIT. Se explica en el artículo La experiencia como guía para los negocios , escrito por Art Kleiner y George Roth. Art Kleiner es profesor en el programa de Telecomunicaciones Interactivas de la Universidad de Nueva York. Ha participado en el diseño y desarrollo de historias formativas desde su creación. Mientras tanto, George Roth es investigador y profesor en la Sloan School of Management del MIT y director gerente de Ford / MIT Collaboration. Su tema de estudio actual son los diferentes medios de aprendizaje en las empresas.
La historia formativa se organiza en dos columnas:
La parte derecha contiene los episodios importantes que son narrados por los actores que participaron en ellos, sufrieron las consecuencias y los observaron de cerca, ya sea dentro de la empresa o sea ejecutivos, trabajadores, secretarias… o actores externos (clientes, proveedores, redactores publicitarios…). Cada actor debe ser citado e identificado solo por su función (anonimato).
La parte izquierda contiene los análisis y comentarios de los historiadores del aprendizaje. El equipo de historiadores está formado por colaboradores externos (consultores, académicos especialistas en aprendizaje colectivo) y colaboradores internos (departamento de recursos humanos, departamento de recursos humanos). Métodos organizativos). Este trabajo consiste en analizar la historia de la derecha para señalar temas recurrentes, hacer preguntas y plantear problemas implícitos.
Una vez redactada la historia, ésta sirve como base para discusiones grupales lideradas por colaboradores que pueden beneficiarse de ella. La historia formativa es tanto un proceso como un producto.
La herramienta tiene varios efectos positivos en la organización:
Esta herramienta está en proceso de ir más allá de la etapa experimental, pero como es relativamente reciente, todavía tenemos que esperar algunos años y revisar las empresas que la han utilizado para evaluar su efectividad.
Para la construcción de una historia formativa, los pasos necesarios son:
Más allá de las herramientas de gestión del conocimiento utilizadas a nivel de una organización o comunidad, hemos visto recientemente la aparición de herramientas de gestión del conocimiento a escala global. Esto en particular con el uso cada vez más masivo de redes sociales como Twitter y otras. Es una gestión del conocimiento social y a muy gran escala. Esta es una nueva forma de acceder y difundir los flujos de información. En la medida en que estos flujos de información puedan ser filtrados, clasificados y ordenados por los usuarios, podemos hablar de Twitter como una herramienta de gestión del conocimiento. La buena gestión de los datos y la información que se transmite a través de esta plataforma que es Twitter, requiere, por parte del usuario, el conocimiento de las distintas funciones y sutilezas de Twitter. Podemos acceder fácilmente al conocimiento de estas especificidades, sobre todo porque existe un número bastante elevado de tutoriales, incluso dentro de Twitter, formativos en el correcto manejo de la información en la twittosfera. Finalmente, como cualquier buena herramienta de GC, Twitter también puede almacenar información.
Twitter es ahora percibido por muchos como una herramienta para la gestión del conocimiento social en la medida en que está hecho para y por personas de todos los ámbitos de la vida, siguiendo el mismo principio que Wikipedia.
A principios de la década de 2010, surgió una nueva forma de almacenamiento de datos con computación en la nube . Estas nuevas herramientas permiten derribar muchas barreras técnicas al ofrecer herramientas llave en mano. Además, ahora se puede acceder a la herramienta de gestión del conocimiento elegida desde cualquier ubicación y plataforma de TI conectada a Internet.
Herramientas como Google Documents , SkyDrive , Dropbox o Alfresco online permiten compartir archivos y / o modificarlos de forma conjunta. Los más completos incluso permiten mantener en memoria las diferentes versiones de un mismo documento para mantener una trazabilidad de las modificaciones.
WikipediaComprender las herramientas de gestión del conocimiento requiere comprender cómo funcionan estas herramientas. Wikipedia, como plataforma que reúne las contribuciones de cualquier usuario, es un modelo del problema de la centralización del conocimiento.
MOOCUn MOOC ( Massive Open Online Course ) es un curso en línea destinado a la participación interactiva a gran escala y el acceso abierto a través de la web. Los MOOC han crecido enormemente en los últimos tres años. Sobre la base del intercambio de cursos en línea, los MOOC han superado con creces las cifras universitarias al dirigirse a varias categorías de estudiantes, participantes del curso, profesores y estudiantes, están geográficamente dispersos y se comunican solo a través de Internet.
Al garantizar la facilidad de acceso y eliminar las limitaciones de tiempo, los MOOC se encuentran hoy en día entre las herramientas más revolucionarias en términos de intercambio de conocimientos, el éxito de estos ha cambiado la forma de abordar el aprendizaje, los académicos de hoy tienen nuevas ideas sobre los estilos de aprendizaje y las motivaciones de los estudiantes.
Las cifras recogidas en las plataformas MOOC muestran claramente la dimensión masiva de estos cursos de formación, por ejemplo: la plataforma Coursera superó los 6 millones registrados al inicio de Enero 2014, El MOOC más grande hasta la fecha reunió a 300.000 inscritos cuando comenzó.
En Francia, el MOOC ABC Project Management de la Ecole Centrale de Lille, superó en su segunda sesión de16 de septiembre de 2013 10.000 inscripciones, una tercera sesión está abierta a la contratación el 10 de marzo de 2014.
Alfresco es una plataforma para la colaboración y la gestión de contenido empresarial crítico. Facilita la gestión de procesos con grandes volúmenes de documentos y permite la colaboración con total seguridad. De esta forma, las empresas pueden satisfacer perfectamente las necesidades de sus clientes y adaptarse rápidamente a los cambios del mercado. Cada día, casi 7 millones de profesionales en más de 180 países utilizan Alfresco para administrar 4 mil millones de documentos, archivos y procesos, detrás del firewall, en la nube o en sus dispositivos móviles.
WebShare es un proyecto de código abierto escrito en Ajax / PHP diseñado para gestionar y administrar archivos alojados en uno o más servidores FTP desde un simple navegador web. Presentándose como un explorador clásico, y no requiriendo una configuración compleja, Webshare es accesible para todos los usuarios que podrán encontrar todos los elementos a los que están acostumbrados: documentos en forma de iconos, la estructura de árbol y el menú contextual que le permite para realizar acciones comunes de una manera fácil de usar en una interfaz multilingüe y que se puede personalizar. Por su parte, el administrador puede definir con precisión los derechos y el acceso a los recursos compartidos para cada cuenta de usuario.
OpenGooOpenGoo es una suite ofimática en línea. La aplicación se puede descargar e instalar en su propio servidor (admite cualquier tipo de AMP). Las principales características incluyen, entre otras, la gestión de documentos, la ofimática (procesamiento de textos, hoja de cálculo (en proyecto), presentación), contactos, correo electrónico, gestión de proyectos, gestión de tareas, calendario para compartir, etc. OpenGoo también puede verse como una suite colaborativa y como un administrador de información personal. Este software es compatible con varios idiomas, incluido el francés.
EpiwareEpiware es un portal colaborativo que permite a varios usuarios compartir documentos, pero también gestionar proyectos online distribuyendo derechos sobre cada uno de ellos. En la parte superior de la escala, el módulo "Root manager" se encarga de administrar el portal: crea los distintos proyectos y asocia un administrador para cada uno de ellos.
EvernoteEvernote es un software que le permite capturar información, en forma de notas, imágenes, videos o páginas web. Se puede utilizar en múltiples entornos, con muchos dispositivos y / o plataformas diferentes. Una “nota” puede tener formato de texto, una página web (completa o un extracto), una foto, una nota de voz o una nota escrita a mano y también puede incluir archivos adjuntos. Las notas se pueden clasificar en cuadernos, etiquetar, anotar, editar, comentar y encontrar a través de un módulo de búsqueda. Es publicado por la empresa homónima1. El software ofrece el mismo tipo de funcionalidad que su competidor OneNote, que es uno de los software de la suite de Office.