Un workflow , workflow o incluso un flujo operativo , es la representación de una serie de tareas u operaciones realizadas por una persona, un grupo de personas, una organización, etc. El término flujo se refiere al paso del producto, documento, información, etc. , de un paso a otro.
En Francia, el término recomendado oficialmente por la Comisión de Enriquecimiento de la Lengua Francesa es "flujo de trabajo". En Canadá, la terminología del Grand Dictionnaire ofrece "flujo de trabajo" y "flujo de trabajo". También encontramos la expresión “flujo operativo” entre profesionales.
De manera práctica, el flujo de trabajo se utiliza para describir el circuito de procesamiento, las tareas a distribuir entre los diferentes actores de un proceso, los plazos, los controles y métodos de validación, y para brindar a cada uno de los actores la información necesaria para la realización del proceso. proceso ejecución de su tarea. El flujo de trabajo identifica a los actores especificando su rol y la mejor manera de cumplirlo. Los actores pueden ser humanos o autómatas presentes en el sistema de información. El flujo de trabajo permite la gestión y seguimiento del procesamiento. Para un proceso de publicación en línea, por ejemplo, esto implica modelar las tareas de toda la cadena editorial.
Llamamos gestión de flujo de trabajo al modelado y gestión de TI de todas las tareas a realizar y de los distintos actores involucrados en la realización de un proceso de negocio (o “ proceso de negocio ” o incluso “ proceso de negocio ”) o un “ proceso de negocio ”.
Un motor de flujo de trabajo es un dispositivo de software para ejecutar una o más definiciones de flujo de trabajo . Por abuso del lenguaje, esta expresión a veces se abrevia como " flujo de trabajo ".
Los siguientes organismos están involucrados en la estandarización y estandarización relacionados con los flujos de trabajo :
La industria de gestión de la producción asistida por computadora y de imágenes electrónicas fue la primera en demandar tecnología que permitiera la automatización de los procedimientos de trabajo, que antes se realizaban a mano.
Desde 1975 y hasta 1985 , la nueva denominada tecnología de flujo de trabajo experimentó un crecimiento significativo a través del establecimiento de un sistema capaz de automatizar los flujos de trabajo lo mejor posible. Así, han surgido sistemas de flujo de trabajo estático : Officetalk-P, Backtalk, Poise, Xerox InConcert, etc.
Muchas empresas que han desarrollado productos similares no pudieron pasar el hito del milenio, porque las herramientas producidas estaban lastradas por un alto precio y una complejidad significativa. La falla del flujo de trabajo estático se debe principalmente al hecho de que fue muy difícil integrar y modificar los procedimientos de trabajo en los sistemas de flujo de trabajo . El procesamiento y los datos eran una parte integral del sistema y dificultaban la tarea.
El renovado interés por la ingeniería de software a principios de la década de 1990 hizo posible relanzar la investigación sobre sistemas de flujo de trabajo para configurar sistemas que fueran más fáciles de usar. Siguió una verdadera explosión en sistemas sofisticados, incluidos Oval, Apricot, MelMac, WAMO, FreeFlow, etc. Estos sistemas, conocidos como flujo de trabajo genérico , ofrecieron un nuevo enfoque al flujo de trabajo . La idea era separar el procesamiento y los datos relacionados con los procedimientos de trabajo y así ofrecer una mayor facilidad para crear, modificar o eliminar estos procedimientos.
Estos "nuevos" sistemas están ahora en pleno funcionamiento y son ampliamente utilizados por las empresas. El hecho es que se están llevando a cabo nuevas investigaciones para obtener aún más flexibilidad y adaptabilidad. Es en este contexto muy particular de flexibilidad donde nació el flujo de trabajo adaptativo .
Un sistema de gestión de flujo de trabajo (WfMS) es un sistema de software para configurar, ejecutar y controlar una secuencia definida de procesos y tareas, con los objetivos generales de aumentar la productividad, reducir costos, ser más ágil y mejorar el intercambio de información dentro de una organización. Estos sistemas pueden estar centrados en procesos o datos, y pueden representar el flujo de trabajo en forma de tarjetas gráficas. El sistema de gestión del flujo de trabajo también puede incluir una interfaz extensible para que las aplicaciones de software externas se puedan integrar y brindar soporte para flujos de trabajo a gran escala que permitan tiempos de respuesta más rápidos y una mejor productividad.
El concepto de flujo de trabajo está estrechamente relacionado con varias áreas de la investigación operativa y otras áreas que estudian la naturaleza del trabajo, ya sea cuantitativa o cualitativamente, como la inteligencia artificial (en particular la subdisciplina de planificación del trabajo. IA) y la etnografía. El término "flujo de trabajo" se usa más comúnmente en industrias particulares, como la industria de la impresión, o en campos profesionales como laboratorios clínicos, donde puede tener significados especializados particulares.
1. Proceso: Un proceso es una noción más general que el flujo de trabajo y puede aplicarse, por ejemplo, a procesos físicos o biológicos, mientras que un flujo de trabajo es generalmente un proceso o un conjunto de procesos descritos en el contexto de trabajo, como todos los procesos en una máquina. tienda.
2. Planificación y programación: Un plan es una descripción del conjunto de actividades lógicamente necesarias y parcialmente ordenadas que se requieren para lograr una meta específica bajo ciertas condiciones iniciales. Un plan, cuando se complementa con un cronograma y cálculos de asignación de recursos, define completamente un caso particular de tratamiento sistemático en pos de un objetivo. Se puede pensar en un flujo de trabajo como una realización a menudo óptima o casi óptima de los mecanismos necesarios para ejecutar el mismo plan repetidamente.
3. Control de flujo: Este es un concepto de control aplicado a los flujos de trabajo, que se distingue del control estático del material o de los buffers de pedidos, para significar un control más dinámico de la velocidad del flujo y los volúmenes, flujo en movimiento y en progreso. Esta orientación hacia los aspectos dinámicos es la base básica para preparar inspecciones más avanzadas en el taller, como justo a tiempo o simplemente seguimiento.
4. Visibilidad en tránsito: este concepto de control se aplica tanto a los materiales transportados como a los trabajos en curso o por venir, es decir, los flujos de trabajo.
Los siguientes ejemplos ilustran la variedad de flujos de trabajo en varios contextos.
1. En los talleres mecánicos, especialmente los talleres y los talleres de flujo, el flujo de una pieza a través de las distintas estaciones de procesamiento es un flujo de trabajo.
2. El procesamiento de reclamaciones de seguros es un ejemplo de un flujo de trabajo basado en documentos e intensivo en información.
3. La edición de Wikipedia se puede modelar como un flujo de trabajo estocástico.
4. El sistema Getting Things Done es un modelo de gestión del flujo de trabajo personal para los trabajadores de la información.
5. En el desarrollo de software, soporte y otras industrias, el concepto de seguimiento del sol describe un proceso de mover negocios inconclusos a través de zonas horarias.
6. En la impresión offset y digital tradicional, el concepto de flujo de trabajo representa el proceso, las personas y, en general, los controladores de tecnología de software (procesadores de imágenes de trama RIP o interfaz digital DFE) que desempeñan un papel en el pre / post. archivos, por ejemplo, verificación previa al vuelo de archivos PDF para garantizar que las fuentes estén incrustadas o que la salida de la imagen a la plancha o la prensa digital pueda representar la intención del documento correctamente para las capacidades de salida de imagen de la prensa que imprime la imagen final.
7. En los experimentos científicos, el proceso general (tareas y flujo de datos) se puede describir como un gráfico acíclico dirigido (DAG). Este DAG se denomina flujo de trabajo, por ejemplo, flujos de trabajo de imágenes cerebrales.
8. En el análisis de datos de salud, se puede utilizar un flujo de trabajo para representar una secuencia de pasos que componen un análisis de datos complejo (pasos para encontrar y manipular datos) [24].
9. En las arquitecturas orientadas a servicios, una aplicación se puede representar mediante un flujo de trabajo ejecutable, donde diferentes componentes del servicio, posiblemente distribuidos geográficamente, interactúan para proporcionar la funcionalidad correspondiente bajo el control de un sistema de gestión del flujo de trabajo.
10. En los servicios compartidos, una aplicación puede estar en la práctica para desarrollar la automatización de procesos robóticos (denominada RPA o RPAAI para RPA 2.0 autoguiada basada en inteligencia artificial) que da como resultado el despliegue de agentes de software asistidos. O no asistidos en el entorno. de una organización. Estos agentes de software, o robots, se implementan para realizar conjuntos predefinidos de tareas o procesos comerciales estructurados y repetitivos. Los robots de software de inteligencia artificial se implementan para procesar conjuntos de datos no estructurados y se implementan después de realizar e implementar la automatización de procesos robóticos.
11. Actualización de los procedimientos internos de los establecimientos bancarios para luchar contra la evasión fiscal. En este caso se utilizan soluciones tipo DAMAaaS para cumplir con determinados requisitos normativos del sector.
1. Modelado: los problemas de flujo de trabajo se pueden modelar y analizar utilizando formalismos basados en gráficos como las redes de Petri.
2. Medición: muchos conceptos utilizados para medir los sistemas de programación en la investigación de operaciones son útiles para medir los flujos de trabajo generales. Estos incluyen rendimiento, tiempo de procesamiento y otras métricas regulares.
3. Connotaciones especializadas: El término flujo de trabajo tiene connotaciones especializadas en tecnología de la información, gestión de documentos e imágenes. Desde 1993, un consorcio empresarial se ha centrado específicamente en la gestión del flujo de trabajo y la interoperabilidad de los sistemas de gestión del flujo de trabajo, la Coalición de gestión del flujo de trabajo.
4. Sistemas de flujo de trabajo científico: estos sistemas obtuvieron una amplia aceptación en los campos de la bioinformática y la patología a principios de la década de 2000, cuando respondieron a la necesidad de múltiples herramientas interconectadas que manejan múltiples formatos de datos, datos y grandes cantidades de datos. Además, el paradigma del flujo de trabajo científico se asemeja a la práctica bien establecida de la programación Perl en las organizaciones de investigación en ciencias de la vida, lo que hace que esta adopción sea un paso natural hacia la construcción de una infraestructura más estructurada.
5. Interacción hombre-máquina: se han explorado varias conceptualizaciones de los flujos de trabajo de iniciativas mixtas, particularmente en el campo militar, donde los agentes automatizados desempeñan papeles como los humanos. Para el trabajo humano innovador, adaptativo y colaborativo, se necesitan técnicas para gestionar las interacciones humanas.
6. Análisis de flujo de trabajo: los sistemas de flujo de trabajo permiten a los usuarios desarrollar procesos ejecutables sin estar familiarizados con los conceptos formales de programación. Las técnicas de análisis de flujo de trabajo automatizado pueden ayudar a los usuarios a analizar las propiedades de los flujos de trabajo del usuario para realizar la verificación de ciertas propiedades antes de ejecutarlas, por ejemplo, análisis de control de flujo o análisis de flujo de trabajo. Se han desarrollado y utilizado ejemplos de herramientas basadas en marcos de análisis formales para el análisis de flujos de trabajo científicos y pueden extenderse al análisis de otros tipos de flujos de trabajo.
Se han propuesto e implementado varias teorías para mejorar los flujos de trabajo en el lugar de trabajo moderno. Estos incluyen en particular:
1. Six Sigma ,
2.Gestión de la calidad total,
3. reingeniería de procesos comerciales,
4.Sistemas lean,
5. teoría de las limitaciones.
La evaluación de los recursos, tanto físicos como humanos, es fundamental para evaluar los puntos de transferencia y la posibilidad de crear transiciones más suaves entre tareas.
Un flujo de trabajo generalmente se puede describir utilizando técnicas de diagrama de flujo formales o informales, que muestran los flujos dirigidos entre los pasos de procesamiento. Los diferentes pasos de procesamiento o componentes de un flujo de trabajo se pueden definir mediante tres parámetros:
1. Descripción de los insumos: la información, el material y la energía necesarios para completar el paso.
2. Reglas de transformación: algoritmos que pueden ser ejecutados por personas o máquinas, o ambos.
3. Descripción de los resultados: información, materiales y energía producidos por el paso y suministrados como entrada a los pasos posteriores
Los componentes solo se pueden conectar entre sí si la salida de uno (o más) componentes anteriores es igual a los requisitos de entrada obligatorios de los siguientes componentes. Por lo tanto, la descripción esencial de un componente de hecho solo incluye entradas y salidas que se describen completamente en términos de tipos de datos y su significado (semántica). Las descripciones de algoritmos o reglas solo deben incluirse cuando hay varias formas de transformar un tipo de entrada en un tipo de salida, posiblemente con precisión, velocidad, etc. - diferente.
Cuando los componentes son servicios no locales que se invocan de forma remota a través de una red informática, como los servicios web, también se deben considerar descriptores adicionales (como la calidad del servicio y la disponibilidad).
Existen muchos sistemas de software para respaldar los flujos de trabajo en áreas particulares. Estos sistemas manejan tareas como enrutamiento automático, procesamiento parcialmente automatizado e integración entre diferentes aplicaciones de software funcional y sistemas de hardware que contribuyen al proceso de valor agregado subyacente al flujo de trabajo. También hay proveedores de software que utilizan el servicio de mensajería impulsado por procesos de tecnología basado en tres elementos: